初级跟单员/跟单助理/资深跟单专员/外贸跟单专员面试经验

问题1：在生产中期，工厂突然通知你，因为原材料短缺，订单要延迟2周交货。而客户信用证的交货期是固定的，你会怎么做？

• 我会立即启动应急处理，多线并行：对内：1) 立刻与工厂和采购部门确认，这是否是最终延迟时间，有无任何补救可能（如空运部分原材料）；2) 评估对后续验货、订舱、报关等一系列环节的影响。对外：1) 在掌握相对确定的信息后，第一时间主动告知客户（切忌隐瞒），说明延迟原因、我们正在采取的措施以及新的预计交期；2) 如果信用证需要，立即准备材料向客户申请LC修改（延期）；3) 与货代确认，调整后的交货期是否影响原定船期，是否需要更改。核心是：主动沟通、提供解决方案、将负面影响降到最低。

问题2：货物已经到港，但客户说清关单据中，提单上的一个集装箱号打错了，无法清关。此时你会如何解决？

• 这是紧急事件，分秒必争。我会：第一步，核实：立即对照我的存档文件、装箱单和货代的进仓通知，确认是哪个环节出错。第二步，联系货代：如果是提单录入错误，立即要求货代出具‘提单更改保函’（Letter of Guarantee for B/L Amendment），并紧急向船公司申请改单或 ‘电放’（Telex Release）。这通常会产生改单费和保函费用，我会快速评估并与相关方确认承担方式。第三步，同步客户：将处理方案和时间预估告知客户，安抚其情绪，并发送正确的电子版文件供其先行尝试清关。事后必须复盘，将此案例加入检查清单，防止再犯。”

问题3：跟单工作需要同时面对内部的多个部门（生产、质检、采购）和外部的客户、货代。你如何确保沟通顺畅，避免信息遗漏或出错？

• 我依赖于 ‘工具+习惯’ 的组合。工具上，我习惯使用跟单进度总表（如Excel或在线协同表格）来记录每个订单的所有关键节点、联系人、要求和状态，并设置高亮预警。所有重要沟通，我都倾向使用邮件或公司内部系统留下记录，并抄送相关方。习惯上，我坚持 ‘闭环沟通’——发出信息后，会确认对方是否收到和理解；收到信息后，会确认我已理解并立即更新到总表中。定期（如每周）我会主动向业务员和主管汇总订单状态。我的原则是：让信息在系统中跑，而不是只在我脑子里。

问题4：你觉得做一名优秀的跟单员，最重要的品质是什么？

• 我认为是 ‘极度负责’ 和 ‘风险预见力’ 。跟单是订单的最后一道防线，‘极度负责’意味着把每一份单据、每一个日期、每一个数字都当成关键，对自己的输出负责到底。‘风险预见力’则要求我们不能只做传声筒，要能提前想到生产可能延迟、单证可能有误、物流可能拥堵，并提前准备预案。两者结合，才能从一个被动的跟随着，变成一个主动的订单管理者。